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當(dāng)今外貿(mào)管理軟件市場(chǎng)品牌繁多，種類也不少，每款軟件產(chǎn)品又有很多相似的特點(diǎn)，用戶選擇非常困難，倘若每一種都去試用，需要花費(fèi)很多時(shí)間，如何才能有效地選取適合自身使用的外貿(mào)管理軟件，確實(shí)是一件比較耗時(shí)耗力的事情。
1、確定企業(yè)自身的業(yè)務(wù)模式，按照實(shí)際的業(yè)務(wù)管理流程來確定所需的軟件
目前市場(chǎng)上的外貿(mào)軟件，主要分為一下幾大功能：客戶關(guān)系管理（CRM）、郵件管理系統(tǒng)（EMS）、外貿(mào)業(yè)務(wù)管理（FTMS）、生產(chǎn)計(jì)劃管理（ERP）?？蛻絷P(guān)系管理系統(tǒng)（CRM），主要功能包含客戶開發(fā)、客戶往來的記錄、客戶的售后等；郵件管理系統(tǒng)（EMS），主要就是用于內(nèi)部人員和客戶的郵件收發(fā)、歸檔，再集成到客戶管理系統(tǒng)中；外貿(mào)業(yè)務(wù)管理（FTMS），主要功能業(yè)務(wù)管理、單證管理、財(cái)務(wù)管理、報(bào)表匯總等；生產(chǎn)計(jì)劃管理（ERP），主要功能就是生產(chǎn)的管理，庫存管理，計(jì)劃進(jìn)度的管理。
目前外貿(mào)公司的業(yè)務(wù)模式：生產(chǎn)型、代理采購型和自營(yíng)采購型三種模式，生產(chǎn)型外貿(mào)企業(yè)，即有自己工廠，生產(chǎn)特定的產(chǎn)品，需要開發(fā)特定的目標(biāo)客戶；代理采購型的外貿(mào)公司，專門負(fù)責(zé)給來中國(guó)采購的國(guó)外客戶代理采購，收取客戶的傭金以及賺取貨品的差價(jià)，沒有自己工廠和特定的產(chǎn)品，哪怕有自己的主營(yíng)產(chǎn)品，通常也是從合作關(guān)系較好的工廠直接訂貨；自營(yíng)采購型的企業(yè)，國(guó)外有自己的銷售網(wǎng)絡(luò)，或者實(shí)體店面，所有國(guó)內(nèi)采購的商品統(tǒng)一都需要做上企業(yè)的logo。
生產(chǎn)型的外貿(mào)企業(yè)，可以用客戶關(guān)系管理（CRM）進(jìn)行客戶的開發(fā)和維護(hù)，還可以上郵件管理系統(tǒng)（EMS）和生產(chǎn)計(jì)劃管理（ERP）。代理采購型的客戶，通常更需要的是外貿(mào)業(yè)務(wù)管理（FTMS），郵件管理系統(tǒng)（EMS）進(jìn)行輔助，無需生產(chǎn)計(jì)劃管理（ERP）和客戶關(guān)系管理（CRM）。自營(yíng)采購的外面企業(yè)，則只需要外貿(mào)業(yè)務(wù)管理（FTMS）。各企業(yè)請(qǐng)按照自身的業(yè)務(wù)流程選擇合適的軟件，不能盲目上系統(tǒng)，更不能聽信業(yè)務(wù)員的一面之詞。
2、明確企業(yè)需求，并親自試用各類軟件
了解自身的業(yè)務(wù)種類之后，才能挑選合適我們管理模式的軟件，那么如何才能確定這些軟件，到底是否合適呢？首先要明確軟件的目的，上軟件項(xiàng)目的初衷是為了達(dá)到什么目標(biāo)，比如為了快速的錄入哪些單據(jù)，能夠查詢哪些歷史記錄，需要快速出哪些統(tǒng)計(jì)報(bào)表等等，可以列一個(gè)功能需求清單，對(duì)照這個(gè)清單來對(duì)比軟件。
后面則必須要花時(shí)間和精力去試用各個(gè)軟件，而不是由軟件的推銷員簡(jiǎn)單的介紹功能，因?yàn)楹芏嘬浖a(chǎn)品功能看上去相同，但只有在試用后才會(huì)發(fā)現(xiàn)，里面的細(xì)節(jié)千差萬別，有的簡(jiǎn)單，有的復(fù)雜。
在試用的過程中，按照自身的業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和單據(jù)的錄入，再根據(jù)我們所列的功能需求清單，逐項(xiàng)對(duì)比，滿足功能需求的則打勾，對(duì)比各個(gè)軟件，挑選出達(dá)到要求的軟件。
3、考察軟件公司的響應(yīng)能力和服務(wù)態(tài)度
在軟件正式開始實(shí)施后，軟件公司的響應(yīng)能力和服務(wù)態(tài)度，很大程度上會(huì)影響我們這個(gè)項(xiàng)目是否實(shí)施成功。
在實(shí)施過程中，出現(xiàn)一些問題，單憑用戶自身是比較難界定到底是軟件本身問題，或者是計(jì)算機(jī)配置問題，亦或是網(wǎng)絡(luò)問題，這個(gè)是需要專業(yè)知識(shí)才能確定，此時(shí)必須是需要軟件公司的售后或者技術(shù)人員來提供支持，倘若他們的響應(yīng)不及時(shí)，或者技術(shù)力量不夠，無法做出準(zhǔn)確的判斷，就會(huì)影響軟件的實(shí)施進(jìn)度。任何一個(gè)項(xiàng)目，時(shí)間約長(zhǎng)，失敗的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)成倍增加，而周期越短，成功的概率則會(huì)越高。
具體的實(shí)施環(huán)節(jié)，會(huì)有很高的對(duì)接、交流頻次，總會(huì)碰到技術(shù)支持人員，或者用戶自身態(tài)度不友好的情況，此時(shí)就需要技術(shù)支持人員或者售后人員有一種較好的自我管理能力，并表現(xiàn)出友善的服務(wù)態(tài)度，如果無法達(dá)到用戶的期待，也將影響用戶使用軟件的積極性，更有可能會(huì)讓用戶對(duì)軟件本身產(chǎn)生比較大的抗拒心態(tài)，更有可能會(huì)影響用戶的其他同事，進(jìn)而一起抵制軟件，最終導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。
怎樣考察軟件公司的響應(yīng)能力和服務(wù)態(tài)度呢？第一是交流和觀察，通過和軟件公司的業(yè)務(wù)員、技術(shù)員、售后人員進(jìn)行充分的交流，觀察他們的技術(shù)能力，留心他們是否有足夠的耐心；第二是進(jìn)行驗(yàn)證，在交流的環(huán)節(jié)，提出一些有難度的、有針對(duì)性的問題，讓對(duì)方去解決，以此來考察對(duì)方的響應(yīng)時(shí)間是否及時(shí)、服務(wù)態(tài)度是否友善；第三是向其他客戶去求證，如果能找到對(duì)方的其他客戶，可以向這些客戶求證，該公司的產(chǎn)品是否好用，技術(shù)支持是否及時(shí)，多方了解，最終確定我們要的服務(wù)提供商。
4、最后對(duì)個(gè)軟件的價(jià)格進(jìn)行比較
目前市場(chǎng)上的軟件價(jià)格相差也是非常大的，通常定制型的軟件，價(jià)格肯定在幾萬，幾十萬以上，而且每年還需要交一定的維護(hù)費(fèi)用、購買服務(wù)器。如果是通用軟件，不提供定制，就相對(duì)會(huì)便宜，幾千幾百都有。現(xiàn)在也流行SAAS模式，即按用戶數(shù)和每年年來收取服務(wù)費(fèi)，相對(duì)價(jià)格便宜，也無需購買服務(wù)器。
如果單純地依照價(jià)格去選擇軟件，對(duì)用戶也是非常不合適的，即便我們購買到再便宜的軟件，如果業(yè)務(wù)模式不合適、售后無法保證，哪怕幾百幾千也是打水漂。更不要盲目沖動(dòng)地覺得價(jià)格高肯定就好，必須按前面三個(gè)步驟，仔細(xì)挑選符合自身業(yè)務(wù)模式的外貿(mào)軟件，在完成前面三個(gè)步驟之后，再對(duì)價(jià)格進(jìn)行對(duì)比，挑選合適的外貿(mào)軟件。
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